Elektronisches Fahrtenbuch – Rechtssicherheit

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Das elektronische Fahrtenbuch

Das elektronische Fahrtenbuch findet eine immer größere Verbreitung und löst das schriftliche Fahrtenbuch mehr und mehr ab. Es hat demgegenüber viele Vorteile. Es ist wesentlich genauer, bietet besondere Möglichkeiten und eine erhebliche Zeitersparnis lässt sich erzielen. Durch Nutzung spezieller Hardware und Software ist es möglich, Geld und Zeit bei der Steuererklärung zu sparen sowie Steuern zu sparen.

Nicht jedes elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt. Worauf es dabei ankommt, soll im Folgenden untersucht werden.

Was macht das elektronische Fahrtenbuch mit einer App?

Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet Daten zum Fahrverhalten auf und wertet sie aus. Es kann ein Feedback zum Fahrverhalten erstellt werden, was sowohl für Fuhrparkmanager als für den Fahrer von Vorteil ist und zu mehr Sicherheit beiträgt, und erleichtert den Nutzern die Arbeit. Aspekte können z.B. Tempoverstöße, auffällige Fahrmanöver, Leerlauf, Kraftstoffverbrauch, Geschwindigkeit und Ausrollen sein.

Die Kontrolle der Fahrdetails von Seiten des Arbeitnehmers kann über eine App für das Smartphone erfolgen unter Nutzung von Satellitendaten über das GPS-System und funktioniert vollautomatisch. Das führt zu einer umfassenden Aufbereitung der erforderlichen Daten und hat den Vorteil, dass anderenfalls auch immer wieder manuelle Eingaben benötigt werden.

Alternativen

Alternativ zu Fahrtenbuch-Apps lassen sich auch Online-Fahrtenbücher oder spezielle Fahrtenbuch-Software nutzen. Die Kommunikation zum Fahrzeug erfolgt über einen Adapter für Service-Schnittstellen, eine sog. On-Board -Schnittstelle kann genutzt werden, um Daten direkt vom Fahrzeug zu übertragen. Es können auch fest verbaute elektronische Fahrtenbücher installiert werden. Das ist allerdings mit einem hohen Kostenaufwand verbunden.

Auch das Online-Fahrtenbuch arbeitet mit einer App. Die Nutzung eines Fahrzeuges lässt sich in der App einstellen, Ziel und Zweck der Fahrt kann angepasst werden, auch welches Fahrzeug genutzt wird. Sehr wichtig ist die Erfassung der zurückgelegten Kilometer. Die Software liest die Kilometer direkt am Kilometerzähler des Fahrzeuges ab, die Daten sind damit zuverlässig. Es erleichtert den Nutzern die Arbeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Die Aufzeichnung der zurückgelegten Kilometer hat wichtige Vorteile. Diese sind gesetzliche Bestimmungen und steuerliche Anforderungen. Die Daten sind also einerseits nützlich, andererseits auch erforderlich.

Das elektronische Fahrtenbuch erfasst Datum und Uhrzeit der Fahrt, Start- und Zieladresse (Name, Ort), Umwege, Anlass der Fahrt, Zwischenziele und den Kilometerstand vor und nach der Fahrt.

Wenn ein Fahrzeug von mehreren Fahrern genutzt wird, besteht ein Datenschutz, wobei der Fahrer nur seine eigenen Fahrten sehen kann. In diesem Fall wir auch eine Cloud-Speicherung eingesetzt, um die Daten zu synchronisieren.

Private Nutzung des Firmenwagens

Wenn ein Firmenwagen bereitgestellt wird, kann dieser oft als Privatwagen genutzt werden. Dieses wird vom Finanzamt als geldwerter Vorteil betrachtet. Die private Nutzung ist zu versteuern.

Bei der privaten Nutzung des Fahrzeugs ist nur die Kilometerangabe von Bedeutung und wird aufgezeichnet.

Eine App kann so eingestellt werden, dass bei einer privaten Nutzung des Wagens Aufzeichnungen, wie z.B. Tracinginformationen, ausgestellt werden können, was auch mit datenschutzrechtlichen Anforderungen konform ist.

Bei privater Nutzung wird oft nach der 1%-Methode versteuert. Dabei wird pauschal angenommen, dass ein Prozent der Nutzung des Dienstwagens privat erfolgt. Eine elektronische Erfassung und Trennung von geschäftlichen und privaten Fahrten können demgegenüber die tatsächliche Nutzung genau bestimmen. Das lohnt sich besonders, wenn weniger als 1% der Nutzung privat erfolgt, was damit nachgewiesen werden kann.

Das Geltend machen der privaten Nutzung kann sehr lukrativ sein, es lassen sich bis zu vierstelligen Steuerersparnissen erzielen.

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Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Bei der Entscheidung für eine App sollte beachtet werden, ob diese die Funktionen aufweist, die benötigt werden, und dass sie benutzerfreundlich ist.

Dieses hat Vorteile, etwa gegenüber der Aufzeichnung mit einer Excel-Tabelle oder papierbasierten Lösungen. Es können sich dabei Fehler einschleichen und die Tabellen sind oft unübersichtlich. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Fahrtenbücher vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dabei ist auch die Wahl des elektronischen Fahrtenbuches von Bedeutung, denn nicht jede Lösung erfüllt die Voraussetzungen von Seiten des Finanzamtes und kann unter Umständen nicht anerkannt werden.

Damit ist zu beachten, ob die Lösung den GoBDs (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) gerecht wird. Hierzu zählt, dass Datum, Reiseort, Grund der Reise und Kilometerstände so erfasst werden, dass sie nachträglich nicht zu manipulieren sind. Das ist eine gesetzliche Anforderung, nach BFH-Urteil vom 16.3.2006, BStBL.II, S. 625 unabdingbare Vorrausetzung der Datenaufzeichnung. Änderungen werden vom Sever protokolliert und kenntlich gemacht.

Hierfür kann die Auszeichnung mit dem TÜV-Siegel bedeuten, dass das elektronische Fahrtenbuch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Es sollten auch Testberichte zu Rate gezogen werden.

Zu beachten bei der Rechtssicherheit sind Genauigkeit der Datenerfassung, sichere Datenspeicherung, intuitive Handhabung und Bedingung sowie Komptabilität der Hard- und Software.

Anforderungen an ein handschriftliches Fahrtenbuch

Das handschriftliche Fahrtenbuch kann so gestaltet sein, dass es finanzamtkonform ist und war früher die Regel. Dabei ist wichtig, dass es sich um ein Buch und nicht um lose Zettel handelt. Im Handel sind auch Fahrtenbücher zu kaufen, in denen die Fahrten und weitere Informationen einzutragen sind, was eine große Hilfe bietet, gerade um den Forderungen des Finanzamtes gerecht zu werden.

Fahrtenbücher mit Excel oder Word

Problematisch werden Fahrtenbücher mit Excel oder Word, weil hier nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können, die auch nicht ersichtlich sind. Diese Formen der Fahrtenbücher werden deswegen vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt.

Folgen fehlender Anerkennung vom Finanzamt

Wird ein Fahrtenbuch nicht anerkannt, kann das zu höherer Einkommensteuer und damit zu weniger Gehalt führen. Verschiedene Pauschale Berechnungsmodelle finden dann von Seiten des Finanzamtes statt.

Die Systeme zur Fahrtenerfassung im Vergleich

Es gibt drei verschiedene Systeme eines elektronischen Fahrtenbuches.

Die vielseitigste, aber auch teuerste Lösung ist die Installation eines fest verbauten Erfassungsgerätes, Daten des Fahrzeuges unter GPS-Nutzung werden präzise dokumentiert.

Bei Modellen, wo das Fahrtenbuch fest installiert wird, fallen Einbaukosten von 175€ an.

Zweite Möglichkeit ist der ODB-Stecker (On-Board-Diagnose), auch diese Lösung arbeitet mit GPS und dazu mit Telemetriedaten. Der ODB-Stecker hat meistens eine SIM-Karte verbaut, die Daten auf den Server überträgt. Ein Smartphone ist damit keine Voraussetzung für diese Alterative.

Die einfachste und günstigste Alternative ist eine Dokumentation allein über das mobile GPS des Smartphones. Dazu kann eine kostenlose App genutzt werden. Für einen Aufpreis von 4,99,-€ im Monat kann das Fahrtenbuch auch am PC bearbeitet und verwaltet werden. Dabei findet eine Synchronisation der Daten über die Cloud Anwendung.

Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuches sind auch die sehr differierenden Preise zu beachten. Es fallen dabei Kosten zwischen 10-20 € für die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches an.

Vorteile der elektronischen Fahrtenerfassung

Die Daten sind genauer, einfacher zu erfassen und leichter aufzuzeichnen. Das hat Vorteile für den Fuhrparkmanager und auch für den Fahrer, außerdem für das Finanzamt, es bekommt eine konsistente Aufbereitung der erforderlichen Daten und kann sie mit den Steuerabgeben in Beziehung setzen. Die Daten für das Finanzamt müssen lückenlos, zeitnah und vollständig aufbereitet werden. Hierbei hilft das elektronische Fahrtenbuch, das unter Nutzung spezieller Hard- und Software die Daten aufzeichnet und strukturiert. Die Aufzeichnung funktioniert plattformunabhängig und das System ist auch ohne kostspieliges Zubehör nutzbar.